Welche Punkte sind beim E-Mail Marketing als wesentlich einzustufen? Mit der nachstehenden Liste erhalten Sie eine Hilfestellung, damit Ihre E-Mails die gewünschte Resonanz beim Empfänger hervorrufen.

Abonnieren von E-Mails
Stellen Sie sicher, dass der Empfänger der Mails den gewünschten Empfang mit dem „Opt In“ oder „Double Opt In“-Verfahren bestätigt. In der Anmeldemaske dürfen nur die wichtigsten Informationen abgefragt werden, die für den Bezug von E-Mails relevant sind. Nur die E-Mail-Adresse des Empfängers ist ein Muss-Feld. Der Empfänger muss nicht seinen Namen angeben, da der Bezug von E-Mails auch in anonymer Form erfolgen kann.
Positionieren Sie das Formular für den Bezug von E-Mails deutlich sichtbar auf Ihrer Webseite.
Bauen Sie in Ihre E-Mails auf jeden Fall den Hinweis ein, dass der Abonnent die Nachrichten jederzeit abbestellen kann. Weisen Sie den Empfänger auch auf eine vertrauliche Behandlung der Daten hin. Verlinken Sie den Hinweis am besten mit der Datenschutzrichtlinie.

Abbestellen von Newslettern
Prüfen Sie, ob Ihre Newsletter einen ausführlichen Erklärungshinweis zur Abbestellung beinhalten. Stellen Sie sicher, dass Empfänger den weiteren Bezug von Newslettern ohne Schwierigkeiten abbestellen kann. Richten Sie ein Qualitätsmanagement ein, welches auf Beschwerden direkt reagieren kann. User, die sich über den Bezug von Newslettern beschweren, sind sofort aus dem Verteiler zu streichen.

Aufbau von Newslettern
Sorgen Sie dafür, dass die wesentlichen Inhalte in Form von Schlagzeilen ganz oben platziert werden. Der Abonnent muss mit den wichtigsten Meldungen sofort konfrontiert werden, ohne lange nach interessanten Aspekten suchen zu müssen. Locken Sie den Leser mit Extra-Zugaben, die nur bei Ihnen erhältlich sind.
Heben Sie sich von der Konkurrenz mit Alleinstellungsmerkmalen ab. Diese können in Form von informativen Beiträgen und Bonusaktionen gestaltet werden und die eigentliche Werbung begleiten.
Machen Sie damit Ihre Newsletter lesenswert!
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mails nicht als Spam-Mails abgetan werden. Versuchen Sie nicht das Interesse mit Betreff-Überschriften wie „heiß“ oder „ungeduldig“ zu wecken. Hier besteht die Gefahr, dass Ihr Newsletter von einem Spamfilter abgefangen wird.

Versuchen Sie nicht, mit dem Newsletter die komplette Information zu vermitteln. Bauen Sie das Wichtigste ein - und zwar übersichtlich: Nur für die entsprechende Zielgruppe relevante Aspekte werden aufgeführt. Machen Sie den Leser neugierig! Dann wird er auch die Hauptseite aufsuchen. Formulieren Sie Ihre Newsletter verständlich, mit einfachen klar strukturierten Sätzen.

Gestalten Sie Ihre Mitteilungen übersichtlich und augenfreundlich. Achten Sie auf ausreichende Schriftgröße (mindestens 10) und entsprechende Farbkontraste. Auch optisch sollte der gesamte Text mit Hilfe von Absätzen und Überschriften klar strukturiert erscheinen

Ansprache
Achten Sie auf die Formulierung der Ansprache in Ihren Newslettern. Die Ansprache sollte nach Möglichkeit individuell gestaltet werden. Finden Sie die passende Formulierung auch für Benutzer, die keinen Namen angegeben haben, zum Beispiel: „Liebe Freunde“ oder „Liebe Geschäftspartner“.

Layout
Prüfen Sie, ob Ihre Mails in den üblichen Programmen ohne Verzerrungen dargestellt werden. Nutzen Sie bei der Gestaltung von Layouts Tabellen statt CSS (Cascading Style Sheets). Im Gegensatz zu CSS werden Tabellen von allen Webprovidern unterstützt. Verzichten Sie auf protzige Überschriften mit Leuchtfarben - Ihre Nachricht kann dadurch schnell oberflächlich und suspekt wirken.
Stellen Sie sicher, dass die zentrale Aussage auf jeden Fall beim Leser ankommt. Reduzieren Sie die Graphikgestaltung auf ein Minimum, da hier Probleme bei der eigentlichen Performance entstehen könnten. Schauen Sie sich selbst die Newsletter vor dem Versand intensiv an.

Betreffzeile
Die Betreffzeile Ihrer Newsletter ist ein Aushängeschild für den gesamten Inhalt. Kurze und prägnante Sätze mit Aha-Effekt sollten darauf ausgerichtet sein, beim Leser das Gefühl der Neugierde zu wecken.
Übertreiben Sie allerdings nicht mit gewagten Formulierungen wie z.B. „geiles Ding“. Ein Spamfilter kann Ihre Newsletter ins Leere laufen lassen. Achten Sie auch auf die Länge der Betreffzeile. Viele Mailprovider haben nur eine begrenzte Anzahl an Zeichen, die im Betreff dem Leser zur Verfügung gestellt werden.
Kurze Formulierungen mit schlagkräftigen Begriffen am Anfang des Satzes sollten genügen.

Usermanagement
Richten Sie eine Ausschlussliste ein, in der Abonnenten aufgeführt werden, die auf keinen Fall die News erhalten sollen. Versuchen Sie die Nutzer zu strukturieren, zum Beispiel nach Alter, Hobbys oder Wohnort, und machen Sie gezielte Werbeaktionen für bestimmte Gruppen.

Zustellung
Timen Sie den Zeitpunkt der Zustellung. Verschicken Sie Ihre E-Mails erst gegen Mitte der Woche und nicht gleich am Montag. Hier besteht die Gefahr, dass der Leser am Wochenende seine Mails nicht abgefragt hat und Ihre Mitteilung in der gesamten Menge einfach untergeht.
Suchen Sie sich als Absender einen seriösen Namen, der vertrauensvoll klingt.
Verwenden Sie eine feste IP- Adresse, da dynamische Adressen oft als Spam- Kriterium erfasst werden.
Achten Sie darauf, dass im An-Feld die tatsächliche E-Mail Adresse des Empfängers steht. E-Mails über Blindcopy-oder Copy-Felder gehen oft ins Leere.

Bestandsoptimierung
Bleiben Sie nie dauerhaft bei einem Newsletter. Entwickeln Sie stets neue Varianten mit verschiedenen Optionen. Führen Sie Testphasen mit einem Teil der Abonnenten durch.  Bewerten und analysieren Sie die Resonanz aus verschiedenen Mailing-Aktionen zu verschiedenen Zeiten. Versuchen Sie damit die optimalsten Ergebnisse zu erzielen.